通知类文件排版：短文件的规范做法

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通知通常只有一页，但正因为短，格式上的任何偏差都非常明显。

标题的处理

标题居中，写明事项与文种，字号明显大于正文。标题一般不使用标点。若标题较长，可以分两行排布，两行之间保持紧凑，避免被误认为两段内容。

主送单位顶格书写，位于标题之下、正文之上，多个单位之间用顿号分隔。主送单位与正文之间不空行。这个位置关系是公文体例的一部分，处理错了会显得不规范。

通知正文通常分为缘由、事项与要求三部分，层次用编号区分。事项部分每一条写一件事，条与条之间结构一致。条款较多的通知，建议每条以动词开头，读起来更有执行感。

有附件时在正文之后另起一段，写明附件名称与数量。附件本身的标题与正文中的说明保持一致。附件页单独分节，页码按前面的约定处理。

发文单位与成文日期右对齐，位置与正文右侧保持对齐关系。日期使用规范写法，不要简写。盖章位置在落款下方预留空白，通常两到三行。

通知的字号与行距与公文规范一致，正文行距固定，段落首行缩进两字符。整页的版心不要因为内容少而拉伸，留白出现在底部是正常的，不要用加大行距去填满。

用空格对齐落款、标题加下划线、正文中使用表情或特殊符号、日期写法不统一，这四类问题在通知里最容易出现。用WPS文字写通知类文件，把这几项检查固定下来，短文件的质量就稳住了。

通知里的事项写清做什么，要求写清什么时候、由谁、达到什么标准。两部分分开写，执行的人一眼就知道自己需要完成什么，也便于逐条核对是否落实。

需要反馈时，在文末写明联系人与联系方式。联系人尽量具体到岗位或姓名，只写一个部门名称会让执行的人无从下手。这类小信息直接影响通知的执行效率。

纸质与电子同步发布时，确认两个版本内容完全一致。留档时保存最终版与发布截图，便于日后核对。用WPS文字写通知类文件，格式与渠道都确定好，执行环节才会顺畅。

把通知的页面设置、字体样式与落款位置保存成模板，需要时改标题与内容即可。单位里通知频繁，模板带来的效率提升非常直接，也能保证每一份通知的格式一致。