打印之前的预览与设置检查

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打印是文档的最后一环，也是最容易出问题的一环。断行、断表、页码错位，往往在预览里就能发现。

预览要看什么

先看整体页数是否与预期一致，再看分页位置是否落在段落中间，最后看表格与图片有没有被切到下一页。三项确认过再打印，是省纸也省时间的基本习惯。

内容略多出一两行时，可以用缩放到一页，或者调整页边距与行距。另一种做法是把每版打印多页设置成两页，用于内部草稿。正式的对外材料仍然建议保持单页排版，避免字太小影响阅读。

双面打印时注意装订侧的边距，特别是需要装订成册的材料。把内边距适当加大，装订后文字不会被夹进书脊。这个细节在几十页的文件里会非常明显，事后调整又要重新排版。

可以只打印当前页、指定页码区间或选定内容。需要重打某一页时直接输入页码即可，不必整份重印。长文档更适合先打印目录与关键页，确认无误后再打印全文。

页眉页脚的内容在不同节里可以不同，打印前确认首页、正文与附录的页眉是否正确，页码是否连续。分节符带来的页码重置是最常见的意外，预览里从前翻到后完整看一遍就能发现。

用彩色打印机时，深色底纹会吃掉大量墨粉，也影响阅读。需要黑白打印时，先切换为灰度预览一次，确认重点标记在黑白下仍然可辨认。用WPS文字处理打印任务，把预览当成必做步骤，多数打印事故都可以提前避免。

表格跨页时容易出现表头只出现在第一页的情况，可以在表格设置里让标题行在每页重复。图片尽量与相关段落放在一起，必要时用分页符手工控制位置，避免段落被图片挤散。

预览模式下从前翻到后完整看一遍，重点看首页、分节处与末页。三处最容易出问题：首页页眉格式、节末尾的页码、末页孤零零的几行文字。看完再打印，整体观感会稳很多。

单位里的材料往往有固定要求：双面、左侧装订、页码在页脚外侧。把这些要求写成一张小清单贴在打印机旁，比每次凭记忆设置可靠。用WPS文字的打印设置配合清单，重复性的打印任务就不容易出错。

常用的打印设置可以随文档保存，也可以在打印对话框里记住选择。周期性的报表设置一次即可，下次打开直接打印，不必重新配置，也减少漏设某项设置的可能。