一份几十页的图文材料，文件体积可能有几十兆，发送与打开都很吃力。体积的绝大部分通常来自图片。
压缩前先做两件事
第一，裁剪掉图片里多余的区域，例如截图边缘的系统工具栏；第二，确认图片的实际使用尺寸，一张四千像素宽的图放在文档里只显示十厘米宽，多出的分辨率基本被浪费。这两步做完，压缩效果会好得多。
选择合适的压缩方式
用于屏幕阅读的文档，把图片压缩为适用于网页的分辨率即可，肉眼几乎看不出差别。用于打印或正式印刷的材料，压缩要谨慎，宁可体积大一些，也不能牺牲细节。判断依据始终是这份材料的最终用途。
压缩后必须检查画质
压缩完成后放大到实际显示尺寸看一遍，重点检查文字截图是否发虚、细线条是否断裂、渐变是否出现色块。图表与截图类图片最容易在压缩后出问题，需要单独确认，不能只看缩略图。
其他影响体积的因素
嵌入的字体、过多的修订记录、历史版本数据、未清理的剪贴板内容，都会让文件变大。压缩图片之后如果体积仍然偏大，可以检查这几项。用WPS文字处理综合材料，体积问题往往是几项因素叠加的结果。
把体积控制在合理范围
需要邮件发送的材料，尽量控制在十兆以内，方便对方直接打开。超过限制时，可以把附件单独放出，或者导出为更紧凑的格式。提前规划比事后反复压缩更省事，也更不容易损失画质。
注意不要反复压缩
同一张图片多次压缩会累积损失，画质越来越差。正确的做法是从原始图片开始，重新裁剪与压缩一次，而不是在已压缩的版本上继续处理。整理素材时保留原图，就是为了避免这种情况。
发送方式也会影响观感
同一份材料用聊天工具与邮件发送，对方看到的清晰度可能不同，因为部分工具会自动二次压缩。需要保证画质时，建议用邮件或文件传输方式，并在发送前确认对方能正常打开。
体积与画质的取舍标准
判断标准始终是这份材料以什么方式被阅读。屏幕阅读可以适度压缩，打印与印刷必须保留细节。把两类文件分开导出，既能保证发布效果，也不至于让每个人收到的都是几十兆的大文件。
压缩前后的对比记录
需要长期维护的材料，建议在文档说明里记录一次图片处理的方式与时间。下次更新图片时，可以沿用同一套标准，整本材料的画质会保持在同一水平，不会出现前后进度不一致的情况。
导出版本也要检查体积
导出为 PDF 或其他格式时，同样可以选择图片质量档位。发布版本可以适度压缩，归档版本建议保留较高质量，方便日后继续使用。用WPS文字与WPS文档做交付，把源文件与发布文件分开保存，是兼顾体积与质量的稳妥方案。
