比较两份文档：把改动的地方找出来

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同事发来一份修改稿，只说改了一些地方，具体改了哪里没有说明。逐字比对几十分钟，效率很低。

比较文档怎么用

打开比较功能，分别指定原文档与修订文档，确定后生成一份新的比较结果。结果文档里，差异处以修订标记呈现，新增、删除与格式变化都能看清，不必再人工逐行对照。

结果通常以两块显示，左侧是带标记的正文，右侧是原稿与修订稿的对照。先看概览，再逐处确认。需要接受某处改动时直接按修订处理，操作方式与普通修订完全一致。

第一类是内容差异，包括增删与改写；第二类是格式差异，例如字体与缩进变化；第三类是结构差异，例如段落顺序调整。三类差异的处理优先级不同，结构差异最需要优先确认。

把比较结果另存为一份独立文件，命名带上两个版本的信息，例如初稿与终稿的比较结果。日后需要追溯某处改动是谁在什么时候做的，这份文件就是最直接的依据。

大幅调整段落顺序或者重写整段时，比较结果可能显得杂乱，整段被标为删除与新增。这种情况不必逐条处理，直接以新版本为准，比较结果只用来确认关键数据与结论是否被改动。

多人各自修改同一份文档时，比较功能可以两两比对，把差异汇总到一份结果里，再统一处理。用WPS文字处理合稿，先比较后确认的顺序，比把几份稿子内容混在一起重新整理要清晰得多。

两份文档的段落结构差异越大，比较结果越难读。可以把明显的格式差异先统一，例如字体与行距，再执行比较，这样结果会集中在实质改动上，阅读效率明显提高。

比较生成的文件包含大量标记，适合用来核对，不适合直接对外使用。处理完所有标记后再另存为定稿版本，把比较结果作为过程文件留存，两者各司其职。

发现数字、日期、金额这类关键信息被改动时，不要自行判断，先与作者确认。这类改动往往比文字调整重要得多，确认一次的成本很低，漏掉一次的代价却可能很高。

如果对方已经开启了修订，比较就不必再做；如果对方直接改了内容没有留痕，比较就是最可靠的补救方式。两种方式的共同目标是让改动可见、可追溯、可确认，具体用哪一种取决于对方是否留痕。