多人参与的稿件，如果各自直接改内容又不留痕迹，最后没人说得清哪句是谁改的。批注与修订分别解决提意见与改内容这两件事。
批注：只提意见，不动原文
批注挂在文字旁边的气泡框里，不改变正文内容。适合表达疑问、建议与补充说明，例如这一处数据需要再确认来源，或者建议把结论提前。原文完整保留，作者可以自行决定是否采纳。
修订：直接改，但留下痕迹
开启修订后，所有增删改都会被标记，删除的内容显示为删除线，新增内容显示为带色文字。作者可以逐处接受或拒绝。审稿人既要改内容又要留痕迹时，用修订比用批注更直接。
怎么选择
涉及到措辞与结构的实际修改，用修订；只是提出问题或给出建议，用批注。混用会让稿件变得难以阅读，审阅者的判断标准是把改动落地还是把意见传达。
显示方式的控制
修订的显示可以切换为显示标记、显示最终状态或显示原始状态。给不同的人看稿时切换显示方式，比删除标记更安全。看排版效果用最终状态，核对改动用显示标记，两个视角随时切换。
作者信息先设好
修订与批注都会带上作者名。开始审稿前在选项里把自己的名字设清楚，避免出现作者一这类不明标识，多人合稿时才分得清是谁的意见，也便于后续逐条回复与处理。
提交前的处理
稿件定稿前应当把批注清理干净、把修订全部接受或拒绝，否则痕迹会一起发出去，显得不够正式。处理之前先另存一份带痕迹的版本存档，万一需要追溯改动过程还能找到依据。
批注的写法要具体
只写这里不通无法推动修改，写成建议补充数据来源与统计区间，作者才知道该做什么。批注的价值取决于具体程度，含糊的意见往往要来回几轮才能落实，反而更花时间。
不同阶段用不同工具
初稿阶段适合用批注讨论方向，定稿阶段适合用修订直接落地改动。阶段混用会让文档同时存在大量气泡与标记，阅读体验变差，处理时也容易漏项。用WPS文字组织改稿流程，按阶段选工具是个简单却有效的习惯。
把结论同步给相关人
审阅结束后，把采纳与未采纳的意见整理成简短说明，连同定稿一起发给相关人。提出意见的人能知道结果，下一次提意见会更聚焦，沟通也会形成正向循环。
跨版本打开要留意
不同软件打开带修订的文档时，显示效果可能有差异。涉及重要稿件时，建议同时导出一份 PDF 版本作为确认依据，把格式与内容的最终状态固定下来。用WPS文字处理改稿，把批注与修订的界线划清楚，多人协作的沟通成本会低很多。
