格式刷与选择性粘贴：格式统一的两把工具

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文档格式不统一时，最常用的两个工具是格式刷与选择性粘贴。用对了省时间，用错了反而把好的格式一起带坏。

格式刷的基本用法

选中格式正确的文字，点击格式刷，再选中需要套用的文字即可。单击只生效一次，双击可以连续使用，按 Esc 结束。它复制的是格式，不复制内容，也不改变文字的样式归属。

格式刷不能跨越复杂对象，例如表格与图片需要单独处理。它也无法更新样式本身，刷过的文字依然属于原来的样式。因此成篇统一格式时应该回到样式去改，格式刷只做零星补救。

只保留文本，用于整理外部资料；合并格式，保留结构但套用本地样式；粘贴为表格，用于把数据区域搬进文档；粘贴链接，用于让数字跟随源表更新。四种用法对应不同场景，选错就要返工。

先用只保留文本粘贴，再用查找替换清理空格与空行，然后套用正文样式统一字体与行距。三步走完，一段干净的正文就成型了。WPS文字也提供清除格式按钮，但会一并去掉加粗与斜体，使用时要留意。

先套用样式，再用格式刷处理例外。例如全文正文都套用正文样式，个别需要强调的段落再用格式刷微调。反过来先刷格式再套样式，会把手动格式覆盖掉，前面的工作就白做了。

用格式刷把标题格式刷到正文上，导致导航窗格出现多余条目；用保留源格式粘贴网页内容，带进蓝色链接与灰底纹。遇到样式异常，先在样式面板查看该段落的样式归属，再决定怎么处理。

把手上的常见任务流程化：整理来稿用清除格式加套样式，统一外观用修改样式，零星例外用格式刷。把WPS文字的这两个工具用成条件反射，你的排版速度会稳定提升。

格式刷与选择性粘贴看似简单，却决定了你整理文档的效率和结果的整洁度。先样式后格式刷，是这里最重要的一条经验。